Penyebaran virus Corona yang meluas membuat sejumlah wilayah di Indonesia melakukan pembatasan sosial berskala besar. Kondisi ini berdampak pada operasional banyak perusahaan yang akhirnya melakukan Wafa Di mana mereka bisa bekerja di rumah. Kebijakan ini diambil tanduknya untuk mengedepankan kesehatan dan keamanan karyawan. Akan tetapi di satu sisi butuh kesiapan yang matang dari karyawan itu sendiri dan perusahaan terkait kebijakan ini. Teknologi menjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi seperti sekarang ini. Salah satu hal krusial saat menerapkan wfh adalah sulitnya melakukan monitor pada kehadiran karyawan sementara absensi sebagai salah satu acuan mengelola kehadiran karyawan telah berevolusi dari waktu ke waktu.
Beberapa karyawan pada pada saat ingin melakukan kan tadi ran mungkin pernah merasakan absensi menggunakan mesin kartu manual hingga fingerprint yang mayoritas menjadi andalan hingga saat ini. Akan tetapi di tengah kondisi pandemi virus Corona, absensi manual seperti fingerprint menjadi tidak relevan dikarenakan banyak karyawan bekerja dari rumah. Selain itu juga sangat mungkin HRD tidak mempunyai data basis untuk melakukan perhitungan gaji yang tepat. Solusinya, banyak perusahaan kemudian menerapkan sistem absensi melalui WA atau aplikasi pesan lainnya pada group kantor.
Namun proses tersebut kurang praktis dan HR masih harus merekap secara manual. Dari permasalahan ini lah sama absensi online kemudian menjadi solusi yang praktis dan tepat untuk HR dalam mengelola sebuah kehadiran karyawan sekaligus melakukan perhitungan gaji di saat Pandemi. VP marketing mencari standie nagadi menjelaskan,bahwa pandemi virus Corona secara tidak langsung akan membuat perubahan dalam operasional bisnis di mana-mana. Secara teknologi mempunyai peran yang besar. Salah satunya adalah dengan menerapkan absensi online sebagai tolak ukur kehadiran karyawan.
“perusahaan dan karyawan bisa merasakan sendiri bagaimana kemudahan absensi online dan otomasi rekap data sebagai dasar perhitungan gaji yang dihadirkan pada sebuah aplikasi HRIS, seperti talenta. Sehingga bisa diprediksikan bahwa absensi online akan menjadi tren walaupun pandemi sudah berakhir,”menurut Sandy.
Berikut Tips Dalam Mengelola Kehadiran Karyawan:
- Buat jadwal dan pastikan absensi karyawan
Tentukan Goals dari karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR dalam menghitung atau mengevaluasi produktivitas karyawan dalam masa pandemi saat ini. buatlah jadwal pasti untuk karyawan dalam mengisi worksheet tersebut sehingga bisa mendorong komitmen dan tanggung jawab atas pekerjaan mereka. selain itu pastikan juga bahwa selalu melakukan absensi setiap hari. Aplikasi HRIS seperti talenta yang mempunyai fitur life bisa menjadi pilihan HR dalam mengelola kehadiran karyawan dengan mudah dimana karyawan bisa clock in dan juga clock out menggunakan selfie dan terhubung dengan GPS. Sehingga bisa memastikan bahwa karyawan Anda benar bekerja dari rumah.
- Terapkan jam kerja yang fleksibel
Sistem bekerja dari rumah akan sangat dipengaruhi latar belakang dari setiap karyawan. Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi untuk karyawan sehingga mereka bisa menentukan jam sendiri dalam bekerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka asalkan diimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan ataupun produktivitas di dalam bekerja. Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam dalam sehari sesuai yang ditetapkan dengan undang-undang ketenagakerjaan.
- Berlakukan sistem shift
Jika masih ada salah satu karyawan yang harus melakukan kegiatan operasional atau datang ke kantor kerja, terapkanlah sistem shift atau berganti jadul untuk menghindari penularan virus Corona. Pastikan HR memberikan surat izin bekerja dan karyawan secara disiplin bisa bekerja dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditetapkan oleh perusahaan serta segera kembali untuk ke rumah langsung sesuai jadwal yang telah diselesaikannya.
- Rekap laporan karyawan
Di masa pandemi seperti ini rekap laporan karyawan akan menjadi tantangan tersendiri untuk HR jika menggunakan mesin finger print atau Time card. Dengan bantuan teknologi seperti ini talenta, HR tidak perlu repot lagi untuk datang ke kantor di masa perhitungan gaji demi menarik data absensi. Fitur unggulan live attendance bisa memungkinkan karyawan untuk melakukan clock in atau clock out langsung dari handphone anda. Data absensi tersebut kemudian direkam secara otomatis dan laporannya bisa langsung diakses HR.
- Hitung gaji karyawan sesuai absensi
Rekap kehadiran karyawan juga merupakan data acuan untuk HR terkait perhitungan gaji karyawan. Jika dikerjakan secara manual di masa pandemi ini tentunya akan mempersulit proses kerja HR dan berpotensi akan mempengaruhi keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan. Aplikasi yang ada tentunya bisa membantu kandidat yang mempunyai fitur firewall sehingga bisa membantu HR mempersingkat proses kerja karena telah terintegrasi dengan fitur absensi tersebut. Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji perbulan sudah dikalkulasi secara otomatis dalam aplikasi tersebut. Tidak perlu lagi untuk menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit cuti melahirkan, cuti tahunan, ataupun Alfa secara manual lagi.
