Semenjak diputuskan untuk bekerja dari rumah karena adanya pandemi corona ini, meeting online pun sering dilakukan oleh rekan satu tim ataupun juga harus dilakukan secara online. Yang mana biasanya, meeting ini bisa dilakukan melalui video call dari berbagai jenis aplikasi yang telah tersedia hari ini. Di satu sisi, melakukan meeting online secara efektif akan lebih memudahkan pekerjaan kita di kantor yang bisa dikerjakan sambil mengerjakan pekerjaan rumah.
Namun di sisi lain, melakukan meeting online ini terkadang justru sering membuat kita tidak akan fokus dan juga justru bisa mendapatkan distraksi dari lingkungan yang ada di sekitar kita. Misalnya saja anak, hewan, orang tua atau justru akan membuat kita merasa lelah karena kita melakukannya secara online dan juga terus menerus. Kemudian bagaimanakah caranya untuk kamu bisa melakukan meeting yang akan dilakukan secara online sehingga bisa berjalan secara efektif dan juga maksimal.
Tips Untuk Melakukan Meeting Online Secara Efektif
- Definisikan meeting dengan jelas
Sama halnya seperti yang telah dilakukan pada saat melakukan meeting secara tatap muka saja, namun kita juga juga harus mempunyai tujuan yang jelas mengapa meeting ini akan dilakukan. Menjalankan meeting secara online tentunya akan lebih banyak tantangannya jika dibandingkan anda hanya akan melakukan secara langsung karena akan banyak distraksi yang ada di sekitar kita. Maka dari itulah, sebaiknya definisikan juga ruang lingkup meeting dengan lebih jelas dan apa peran yang akan anda lakukan di sana.
Tentukan juga bagaimana hasil meeting yang akan diharapkan dan apakah topik yang akan menjadi pembahasan sehingga telah sesuai dengan tujuannya di awal, jika memang masih memungkinkan, ringkas materi meeting anda menjadi lebih padat sehingga tidak akan membuang-buang waktu untuk rekan kerja lain dalam hal-hal yang bisa dilakukan melalui email. Hal ini justru akan lebih praktis dan juga bisa lebih mudah untuk dilakukan kala pandemi seperti saat ini.
- Informasikan peserta meeting online dengan lebih jelas
Pastikan juga bahwasanya rekan kerja yang akan menghadiri acara meeting online bisa mendapatkan informasi yang disampaikan secara jelas sehingga mereka tahu apa yang seharusnya dipersiapkan atau bisa untuk dipresentasikan. Karena meeting bia untuk dilakukan dari jarak jauh, sebaiknya juga infokan bagaimana tools ataupun aplikasi apa yang memang akan digunakan untuk anda bisa melakukan meeting. Apakah Google meet, aplikasi yang ada, hingga zoom lainnya bisa membantu mereka untuk bisa mempersiapkan diri mereka dan juga tidak gagap teknologi saat melakukan meeting mendadak.
Selain itu juga, sebaliknya pula anda bisa mempersiapkan bagaimana materi meeting terlebih dahulu, entah itu dikirimkan melalui via email ataupun juga dibagikan di Google Docs agar seluruh peserta meeting bisa dengan mudah untuk mengaksesnya. hal ini tentunya bisa membuat semuanya akan terasa lebih mudah sehingga mereka pun mengerti akan hal apa sajakah yang bisa didiskusikan sambil mencari ide-ide untuk melakukan diskusi. Dengan begitu maka akan berjalan lancar jika anda mengadakan meeting online secara efektif.
- Ajak mereka untuk berinteraksi
Tidak ada salahnya untuk bisa meminta peserta meeting untuk bisa menyalakan kamera dan juga mic untuk bisa memberikan salam dan juga sapa secara singkat. Jika diperlukan, maka anda juga bisa meminta satu orang peserta untuk bisa mencatat bagaimana notulen meeting dan juga satu orang yang lainnya untuk bisa menentukan bagaimana waktu untuk durasi meeting sehingga tidak akan terlalu lama berlangsung. Jika ada yang sedang melakukan presentasi, maka sebaiknya untuk bisa meminta untuk mute mic sehingga tidak akan terdengar suara yang lainnya.
Anda bisa mempersilahkan mereka untuk bisa melakukan diskusi dengan dan juga tanya jawab sehingga seluruh peserta meeting akan berakhir, kita pun juga bisa melakukan interaksi kembali satu sama lainnya. Pastikan juga untuk melakukan meeting online dengan mengeluarkan pendapat yang solutif sehingga bisa menunjang kualitas meeting yang jauh lebih baik lagi. Sebaiknya jangan berebut untuk mengeluarkan pendapat saat meeting berlangsung sehingga tidak akan menjadi ricuh.
- Selalu sampaikan hasil kesimpulan pada meeting
Mendekati waktu untuk melakukan meeting, maka tidak ada salahnya sebelum melahirkannya maka anda bisa meminta kesimpulan dari para peserta dalam meeting online. Jika diperlukan, maka mintalah mereka untuk dapat mengirimkan ide-ide yang tidak sempat untuk diutarakan saat melakukan meeting secara online. Jika memang para peserta sudah merasa jelas dengan hasilnya, maka mintalah mereka untuk bisa mengerjakan berbagai macam tugasnya masing-masing atau infokan atasan untuk memberikan tugas sesuai dengan hasil meeting online.
- Meeting online sebaiknya sejam saja
Hal yang terakhir yang paling penting yakni kamu harus bisa mengatur waktu meeting sebaik mungkin sehingga bisa memperkirakannya untuk tidak terlalu lama. Yang mana idealnya, dalam meeting online ini dapat anda lakukan maksimalnya yakni satu jam saja. Karena lebih dari itu, maka orang-orang juga sudah mulai bosan dan juga mudah untuk terdistraksi sehingga tidak akan mungkin mengikuti meeting secara baik. Jika memang anda mempunyai hal yang lainnya yang terlalu panjang untuk bisa didiskusikan, bagi meeting menjadi beberapa sesi supaya para pesertanya tidak akan jenuh.
